Points à considérer pour les envois par courriel :

• Transmission rapide;
• Possibilité d'insérer des hyperliens vers le Web;
• Qualité d'impression supérieure (textes et images);
• Les listes d'adresses courriel vieillissent très vite;
• Cinq ou six mots pour convaincre;
• Seul le destinataire aura accès à votre message;
• Votre message peut être supprimé en bloc avec d'autres;
• Votre message peut être bloqué par des filtres anti-spam;
• Vos destinataires sont-ils regroupés (même nom de domaine)?
• Des messages dans les limbes...
  
  

Transmission rapide :
La diffusion massive de messages par courriel est nettement plus rapide que par télécopieur. Toutefois, certains phénomènes viennent contrer la vitesse inhérente à ce type de communication. (Voir, plus bas, les rubriques « Vos destinataires sont-ils regroupés » et « Des messages dans les limbes... »)

Possibilité d'insérer des hyperliens vers le Web :
L'un des avantages marquants des envois par courriel demeure la possibilité d'intégrer dans notre message un ou plusieurs hyperliens pour amener nos destinataires sur une page ou un site particulier.

Qualité d'impression supérieure (textes et images) :
Alors que la résolution d'une télécopie est de 200ppp (points par pouce) par 150ppp, celle obtenue par courriel est fonction de la précision de l'imprimante sur laquelle le message est imprimé.

Seule ombre au tableau : les images qu'on aura dû alléger pour les transmettre par courriel seront, de ce fait, moins précises à l'impression.

Les listes d'adresses courriel vieillissent prématurément : Avant l'avènement d'Internet et du courrier électronique, il était généralement admis qu'une proportion de 20% d'une liste d'envoi (par la poste, ou par télécopieur) devenait désuète après un an.

Au cours des cinq dernières années, ce pourcentage a grimpé à près de 50% : avec les adresses courriel comme plus grand responsable. C'est dire qu'en 12 mois à peine, près de 50% d'adresses courriel auront changé...

Les gens changent volontiers de fournisseur d'accès Internet (FAI) et donc d'adresse courriel. La prolifération des messages non-sollicités (pourriels ou polluriels) a incité certains à changer d'adresse courriel.

Les gens peuvent aussi changer d'employeur, ou être mutés dans une autre division de l'entreprise. Les organismes gouvernementaux (ministères et autres) peuvent changer d'appellation... avec des répercussions sur le nom de domaine utilisé dans leurs adresses courriel.

Six petits mots pour convaincre :
Hormis votre identification à titre d'expéditeur, vous avez entre 5 et 6 mots pour convaincre un destinataire d'ouvrir votre message et de le lire.

Certains utilisateurs du courrier électronique bloquent l'affichage automatique des courriels dans le volet de visualisation au bas de l'écran. Leur décision d'afficher ou de supprimer un message ne sera alors basée que sur l'objet (« Subject », en anglais) du message.

Aussi l'objet de votre message doit-il être bien pensé, direct, précis et s'éloigner résolument des formules commerciales tapageuses.

Seul le destinataire aura accès à votre message :
À moins que plusieurs personnes n'utilisent une adresse commune, voire générique (du genre info@...), votre message ne devrait être lu que par le destinataire (et peut-être aussi son employeur!).

Votre message peut être supprimé en bloc avec d'autres :
Malgré toute la bonne volonté de votre destinataire, il se peut que votre message, auquel vous attachiez beaucoup d'importance, soit supprimé par erreur en même temps que plusieurs publicités non-sollicitées (polluriels).

Votre message peut être bloqué par des filtres anti-spam :
Pour diverses raisons, souvent assez obscures, un message tout à fait valide peut être bloqué (rejeté) par le filtre anti-spam du serveur de courriel de votre destinataire. Il peut également être automatiquement dirigé vers le dossier anti-pourriel de l'ordinateur de votre destinataire (ex. : Norton Anti-spam) et ce à son insu.

Vos destinataires sont-ils regroupés (même nom de domaine)?
Dans le cas d'un message envoyé à plusieurs personnes d'une même organisation, il est maintenant courant de voir les messages retardés volontairement par lesdites organisations.

En effet, afin de contrer la prolifération de polluriels, plusieurs organisations ont, entre autres moyens, décidé de retarder volontairement la livraison de messages multiples provenant d'un même expéditeur : pour ce faire, la plupart utilisent un simple « compteur » de messages.

Par exemple, ce compteur peut être calibré pour 30 messages par demi-heure.

Ainsi, sur 100 destinataires d'une même société, les 30 premiers peuvent recevoir le message sans délai... alors que ce même message pourra n'aboutir dans la boîte aux lettres des 70 autres que quelques heures plus tard, ou le lendemain, voire même le surlendemain (dans le cas de plusieurs centaines).

Des messages dans les limbes...
Même si la livraison des courriels est d'ordinaire très rapide, certains messages, même individuels, n'arrivent à destination que plusieurs heures, voire plusieurs jours, plus tard.

Des joueurs importants dans le domaine des services de messagerie auraient même avoué que certains messages n'ont jamais été livrés...

Aussi, mieux vaut s'assurer que notre destinataire a bien reçu notre message. On évitera ainsi bien des malentendus : par exemple, pour une commande placée par courriel mais qui ne se serait jamais rendue...

Voir aussi :
Conseils et astuces courriel
Fax ou Courriel?
Option Fax
Conseils et astuces fax