La personnalisation du message :
Dans le cas de diffusion massive d'un message par courriel, l'insertion d'éléments de personnalisation à l'intérieur du corps du message (i.e. : formule de salutation, prénom, nom, et société) ajoute à l'attrait pour le lecteur : celui-ci se sent en quelque sorte interpelé et, en général, se montre plus réceptif.

Livraison instantanée : mythe et réalité
Même si la livraison des courriels est d'ordinaire très rapide, certains messages, même individuels, n'arrivent à destination que plusieurs heures, voire plusieurs jours, plus tard.

Aussi, mieux vaut s'assurer que notre destinataire a bien reçu notre message. On évitera ainsi bien des malentendus : par exemple pour une commande placée par courriel mais qui ne se serait jamais rendue...

Les polices exotiques :
Dans le cas de messages transmis par courriel (HTML), mieux vaut s'en tenir aux familles de polices les plus courantes installées sur la plupart des ordinateurs : par exemple, Arial, Verdana, Helvetica, Times New Roman, Times et Comic Sans.

N'oubliez pas que votre belle mise en page conçue pour une police spécifique risque d'être passablement altérée, voire carrément hideuse, à la réception si cette police ne fait pas partie des polices installées sur l'ordinateur du destinataire.

Évitez la multiplication des polices :
Limitez-vous à 2 ou 3 polices et à 3 tailles différentes sur un même document.

Ici, comme ailleurs, la modération a bien meilleur goût...

 Haut

Le soulignement, c'est dépassé!
Évitez le soulignement des mots dans tout message transmis par courriel. En réservant cette mise en forme aux hyperliens, votre message sera plus clair pour vos lecteurs.

Il existe d'autres façons de souligner... sans souligner.

Fichiers joints :
Nous recommandons fortement à nos clients de ne pas joindre de fichiers lors d'une diffusion massive par courriel; sauf, bien entendu, des images, photos ou logos (voir plus bas « Poids du message »).

Par crainte de la menace d'un quelconque virus, cheval de Troie, ou vers informatique, un fort pourcentage de gens répugnent à ouvrir (ou sauvegarder sur leur ordinateur) des fichiers textes ou tableurs (tels Word, WordPerfect, Excel, PowerPoint) et à plus forte raison des fichiers dits « exécutables » (affichant l'extension « .exe »).

Si vous avez vraiment un fichier de ce type à transmettre par courriel, nous vous conseillons plutôt de placer celui-ci sur votre site Web et d'insérer dans votre message un hyperlien pour y accéder.

Ce faisant, assurez-vous de bien préciser au lecteur le contenu dudit fichier et, au besoin, ce qu'il doit en faire : par exemple, s'il s'agit d'un formulaire à remplir et à retourner par courriel ou par télécopieur.

 Haut

Poids du message :
Pour un envoi massif tout autant que pour un courriel unique, le poids total du message (en kilo-octets) influera sur le temps que mettra le message pour apparaître complètement à l'écran du destinataire.

Aussi vaut-il mieux réduire le plus possible le poids des images incorporées au message en sacrifiant un peu de leur netteté (précision).

Compte tenu de l'affichage sur un moniteur d'ordinateur, une résolution d'image à 72ppp (points par pouce) est souvent suffisante, alors que 96ppp est excellente : toute résolution supérieure est souvent superflue.

S'il vous faut obligatoirement joindre un fichier au message (voir plus haut « Fichiers joints »), pensez à utiliser un logiciel de compression : particulièrement si le poids de votre fichier approche des 500 Ko.

Même dans le cas d'un courriel unique, mieux vaut s'assurer que le poids du fichier (ou le poids total des fichiers) à joindre est inférieur à 5 Mo (méga-octets) : un fichier, ou un groupe de fichiers joints, plus lourd risquerait d'être bloqué par l'un ou l'autre des serveurs relayant le message jusqu'au destinataire.

 Haut

L'objet du message à transmettre :
Lors d'envois massifs par courriel, mieux vaut restreindre l'usage de majuscules et éviter les espaces inutiles dans l'énoncé de l'objet de votre message : les filtres anti-pourriels y sont sensibles.

L'identification de l'expéditeur :
Même si votre logiciel de diffusion massive par courriel vous le permet, assurez-vous de vous identifier correctement. L'usurpation d'identité (« spoofing ») est très mal perçu et risque de vous créer des embêtements.

Les échecs suite à un envoi massif :
Malgré tout le soin qu'on peut apporter à la mise à jour régulière d'une liste d'envoi courriel, il y aura toujours des messages qui n'auront pas été livrés et pour lesquels un « message d'erreur » nous sera retourné.

Bien que l'erreur puisse être imputable au fait que l'adresse en question n'est plus valide, une forte proportion des échecs sont dus à une erreur de frappe (lettres inversées, caractère accentué, adresse sans arobas, etc.).

Aussi, un examen minutieux des adresses « revenues en échec » nous permettra souvent d'effectuer la correction sans besoin d'autre intervention ou recherche.

Haut de la page

Voir aussi :
Fax ou Courriel?
Option Courriel
Option fax
Conseils et astuces fax