Choix des polices de caractère (« font », en anglais) :

• Pour le corps de vos textes : polices « sérif »
Pour le corps de vos textes, privilégiez les polices « sérif » (i.e. avec empattements) : Times New Roman, par exemple. La lecture en est ainsi facilitée puisque les yeux du lecteur passent plus facilement d'une lettre à l'autre. Ce n'est pas par hasard si les polices utilisées pour les articles de journaux, et les imprimés en général, sont de type sérif.

• Pour les titres et sous-titres : polices « sans sérif »
Les polices dites « sans sérif », quant à elles, trouvent leur application dans de courtes séries de mots comme dans le cas de titres et de sous-titres. Les polices Arial et Helvetica sont parmi les polices sans sérif les plus couramment utilisées.

Évitez la multiplication des polices :
Les nouveaux outils de traitement de texte et de mise en page ont tendance à nous encourager à utiliser plusieurs polices, et types de police, sur un même document.

En voulant ainsi attirer l'attention du lecteur, cette approche ne réussit le plus souvent qu'à le distraire et même à le dérouter quelque peu. Il ne faut pas oublier que s'il n'y a pas de mal à rendre un texte attrayant, l'important devrait se situer au niveau du texte lui-même.

De façon générale, il est de mise de limiter à 3 le nombre de polices et/ou de tailles différentes sur un même document.

Ici, comme ailleurs, la modération a bien meilleur goût...

 Haut

Le soulignement, c'est dépassé!
Le soulignement des mots n'est plus guère utilisé que pour identifier une adresse électronique, et les logiciels modernes s'en chargent pour nous. Les machines à écrire du temps jadis n'avaient que le soulignement à nous offrir pour attirer l'attention sur un mot ou un ensemble de mots, alors qu'aujourd'hui... les traitements de texte regorgent d'alternatives intéressantes (gras, italique, taille de police, couleur, etc.).

Il existe d'autres façons de souligner... sans souligner.

Taille des caractères : soyez lisible... à l'autre bout :
Vous voulez envoyer un document par télécopieur? Assurez-vous d'utiliser une taille de police d'au moins 11 points ( 9 points dans le cas de certaines polices comme Arial qui sont normalement plus hautes ). S'il s'agit d'un document de format ministre ( 8,5 x 14 po.) vous aurez avantage à augmenter encore un peu cette taille. (Voir aussi Format du papier)

 Haut

Textes en inversé? choisissez une police au trait large :
Si vous utilisez le texte en inversé (i.e. blanc sur un fond noir) pour des titres ou des sous-titres par exemple, assurez-vous de choisir une police dont le trait est suffisamment large, ou de mettre le texte en gras, de façon qu'il soit clairement lisible, une fois transmis par télécopieur. (Voir la résolution des télécopieurs dans Les photos) Attention toutefois à certaines polices pour lesquelles le gras a tendance à « boucher » les caractères bouclés.

Les télécopies en couleur... c'est pas pour demain!
Les imprimantes couleur ont révolutionné l'apparence des documents d'affaires. Il devient très tentant d'utiliser des textes et des bandeaux multicolores. Les traitements de texte, tableurs, logiciels de présentation et de mise en page se disputent la faveur du public en offrant une multitude de couleurs et de formes pour enjoliver nos documents et les rendre plus attrayants.

Dans le cas de documents à télécopier, vous obtiendrez de meilleurs résultats en vous limitant à l'encre noire et aux tons de gris. Si votre document doit être imprimé pour certains et transmis par télécopieur à d'autres, il peut être avantageux d'en produire également une version monochrome (encre noire) pour les besoins de ceux qui le recevront par télécopieur, surtout s'ils sont nombreux.

Vos images en tons de gris avec des tonalités similaires :
Les images agrémentent les textes... pourvu qu'elles soient clairement visibles. Pour vos illustrations, choisissez de préférence des images en tons de gris plutôt qu'en couleur. Malheureusement la plupart des images de type « clip art » sont colorées.

Essayez toutefois de vous en tenir à des illustrations d'intensité similaire. Trop souvent on verra des images d'un ton clair juxtaposées à d'autres trop foncées sur un même document. À noter qu'il existe sur le marché des logiciels qui permettent d'équilibrer l'intensité des images.

 Haut

Optez pour des photos monochromes assez contrastées :
Si vous devez inclure des photos dans un document à télécopier, optez de préférence pour des photos monochromes (noir et blanc) assez bien contrastées.

Fuyez les textes sur arrière-plans tramés :
Fuyez comme la peste les textes à l'intérieur de cadres tramés. Résultat assuré : des textes illisibles.

Dans le cas de trames simples ou en dégradé, préférez les tons de gris et réduisez au strict minimum la dimension des arrière-plans tramés. Les trames et les rectangles foncés prennent beaucoup plus de temps lors de leur transmission et accaparent inutilement les télécopieurs de vos destinataires.

Les bandeaux noirs de dimensions réduites (comme ceux utilisés pour du texte en inversé) ne ralentissent pas la transmission de façon significative mais requièrent, en revanche, plus d'encre chez votre destinataire.

Imaginez-vous en train d'attendre un contrat important alors que votre télécopieur est occupé par la réception d'un document qui en sort, millimètre par millimètre, parce que truffé de trames et de rectangles foncés : et à la cadence où il avance, vous prévoyez au moins 10 minutes d'attente...

Pensez au temps de transmission : les gens pressés l'apprécieront.

 Haut

Format de papier : optez pour le format « lettre » :
Pour des communications par télécopieur, mieux vaut s'en tenir au format « lettre » (8,5 po. x 11 po.), à moins de documents légaux produits sur papier ministre (« légal »).

Au temps des télécopieurs munis de papier « thermal » en rouleau, l'utilisation du format ministre ne posait pas de problème. Mais de nos jours, il faut compter avec l'utilisation de télécopieurs plus rapides utilisant du papier ordinaire. La difficulté réside dans le fait qu'une majorité de ces nouveaux télécopieurs sont configurés pour ramener chaque page reçue sur une feuille de format lettre.

Ainsi, les pages de format ministre sont donc automatiquement réduites proportionnellement afin d'être imprimées sur format lettre. À prendre en considération, particulièrement si votre texte est déjà de taille réduite ou si votre page comporte un coupon à remplir : la lisibilité de votre texte d'une part, et les espaces à remplir d'autre part, en seront affectés et risquent de gêner vos correspondants.

La mise en page : un atout non négligeable!
Dans le cas de communiqués ou de bulletins, on aura tout avantage à procéder à une mise en page. D'une part vos documents seront plus faciles à lire, et d'autre part il vous sera sans doute possible de réduire le nombre de pages à transmettre et, de ce fait, le temps de diffusion.

En général, il est conseillé de limiter le nombre de pages par transmission, surtout s'il s'agit de pages traitant de sujets différents.

Évitez d'accaparer le télécopieur de vos destinataires pour de longues périodes de temps : ils vous en seront reconnaissants.

Haut de la page

Voir aussi :
Fax ou Courriel?
Option fax
Option Courriel
Conseils et astuces courriel